できあがるもの
日次レポート、元メールへのリンク、集計条件と実行結果。
メール・報告 / 想定ユースケース
顧客メールを、毎日レポートに。
その日に届いた顧客メールをAIが整理。問い合わせの傾向や確認したい内容を、毎日決まった時刻に届けます。
いつもの仕事
こんな作業を、
毎回していませんか。
顧客からのメールが多く、全部を読み返して一日の状況をまとめるだけで時間がかかる。担当者ごとの受信箱に情報が分かれ、よく聞かれることや困りごとを把握しづらくなっている。
最初に試す範囲
ひとつの共有メールボックスと、毎日確認したい項目から始めます。対象のメール、集計の区切り、レポートの届け先を先に決めます。
業務にAIを組み込む
情報を受け取り、
必要な形で届ける。
AIをメール取得とレポート作成の間に組み込み、毎回のコピーや指示をなくします。件数は対象データから集計し、文章の整理や要約をAIが担当します。
自動で進む流れ / 想定
- 01決まった時刻に、対象期間の顧客メールを取得する
- 02AIが内容を要約し、問い合わせの種類ごとに整理する
- 03件数・よくある要望・確認したいメールをレポートにまとめる
- 04社内の指定先へ、元メールへのリンクと一緒に届ける
担当者はレポートから必要なメールを開いて確認します。緊急度は決めたルールに沿って候補を示し、対応の判断は人が行います。返信状況を載せる場合は、送信履歴も確認できる範囲で設計します。
届くレポートの見本
何が届くか、
先に確かめる。
日次報告をつくる担当者や、問い合わせ全体を把握したい責任者に。会社ごとの分類と確認項目に合わせて、読むべきメールを見つけやすくします。
架空のメール3件から作った説明用の見本です。実際の顧客データや、稼働中の処理結果ではありません。
顧客メールの日次レポート / 見本
本日の問い合わせ：3件
- 見積もり：1件 納期：1件 仕様：1件
- 確認したい内容：納品日の前倒し依頼。対応できる日程を担当者に確認する必要があります。（メールB）
- その他：追加注文の見積もり依頼、商品の寸法確認が届いています。（メールA・C）
元になった架空のメールを見る
メールA：「追加で10個注文したいので、お見積もりをお願いします。」
メールB：「来週の納品予定を、今週金曜日に早められますか？」
メールC：「商品の幅と高さを教えてください。」
実際の導入では、元メールを開けるリンクを添えます。件数はメッセージ単位など、合意した数え方で集計します。
小さく始めるために
ひとつの作業から、確かめる。
掲載内容は想定ユースケースです。実際の導入実績ではありません。利用中のツールやデータを確認して、実現する範囲をご提案します。写真はイメージです。
毎回やっている、その作業から。
届く情報と、最後に欲しいものをお聞かせください。
現在、ご相談の受付窓口を準備しています。